Privacyreglement

1. Dit reglement is van toepassing op de volgende natuurlijke personen van wie Van der Maas & Verhoog Advocaten en Belastingkundigen (hierna Van der Maas & Verhoog) persoonsgegevens verwerkt:

• cliënten
• bezoekers
• personen die met Van der Maas & Verhoog contact hebben, met uitzondering van maten/vennoten, personeel en stagiairs.

2. Van der Maas & Verhoog verwerkt persoonsgegevens die

• een betrokkene zelf heeft verstrekt, zoals naam, adres, woonplaats, contactgegevens en eventuele andere persoonsgegevens
• derden hebben verstrekt ten behoeve van de behandeling van een zaak
• Van der Maas & Verhoog zelf heeft opgevraagd bij openbare registers, zoals het Handelsregister en het Kadaster.

3. Van sollicitanten bewaart Van der Maas & Verhoog de contactgegevens, opleiding, cv, motivatie, cijferlijst en andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant, zoals referenties en getuigschriften. Een pasfoto wordt op vrijwillige basis bewaard.

4. Van der Maas & Verhoog verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de facturering daarvoor
• het voldoen aan de Wwft
• het aanvragen van toevoegingen
• het toezenden van uitnodigingen, evaluatieformulieren en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd
• het bewaken van vertrouwelijke gegevens
• het beoordelen van geschiktheid voor een tijdelijke of vaste functie.

5. Van der Maas & Verhoog verwerkt persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden:

• toestemming van de betrokkene. Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking
• uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden, zoals de Raad voor Rechtsbijstand of een verzekeringsmaatschappij
• een wettelijke verplichting, zoals de Wwft, de Wet op de Rechtsbijstand, de Belastingwetten en door de Orde van Advocaten opgelegde verplichtingen
• een gerechtvaardigd belang.

6. Van der Maas & Verhoog kan dienstverleners (verwerkers) inschakelen voor het verwerken van persoonsgegevens. Zij verwerken persoonsgegevens uitsluitend volgens instructies van Van der Maas & Verhoog. Van der Maas & Verhoog sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming daaraan stelt. Van der Maas & Verhoog maakt gebruik van een automatiseerder die de IT-omgeving van kantoor beheert en beveiligt.

7. Van der Maas & Verhoog deelt persoonsgegevens met derden als dat nodig is voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie of (de advocaat van) de wederpartij), het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de andere contractspartijen), het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor Rechtsbijstand of een verzekeraar) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder). Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. Van der Maas & Verhoog gebruikt persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden van derden.

8. Van der Maas & Verhoog geeft geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

9. Van der Maas & Verhoog bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Van der Maas & Verhoog hanteert in beginsel de volgende maximale bewaartermijnen:

• Papieren werkdossiers worden na afronding van de zaak gedigitaliseerd.
• Digitale dossiers worden bewaard tot twintig jaar na afronding van de zaak.
• Financiële en tot de administratie behorende gegevens worden bewaard tot zeven jaar na het einde van het jaar waarop de informatie betrekking heeft.
• Gegevens van sollicitanten worden bewaard tot het einde van de sollicitatieprocedure, behoudens voor zover de sollicitant toestemming heeft gegeven de informatie langer te bewaren. Mondt de sollicitatie uit in een dienstverband, dan wordt de informatie toegevoegd aan het personeelsdossier.

10. Van der Maas & Verhoog kan dit privacyreglement altijd wijzigen. De meest actuele versie van het regelement wordt op de website van Van der Maas & Verhoog gepubliceerd.

11. Betrokkenen kunnen Van der Maas & Verhoog verzoeken om hun persoonsgegevens aan te passen, te verwijderen of te mogen inzien. Ook kunnen ze altijd vragen stellen over de wijze waarop Van der Maas & Verhoog persoonsgegevens verwerkt.